قطعاً می‌دانید که رشد کسب‌وکارها نیازمند عناصر و فرایندهای گوناگونی است که می‌بایست به‌درستی رعایت شوند. در واقع اگر نقشه راه رشد و پیشرفت برای کسب‌وکارها وجود نداشته باشد، باید شاهد کاهش بهره‌وری و عدم رشد مستمر آن‌ها باشیم. یکی از فرایندهای مهمی که باید در مسیر رشد تمامی کسب‌وکارها انجام شود، سیستم سازی کسب و کار نام دارد. در این مطلب قصد داریم درباره این فرایند سخن گفته و به سؤال (سیستم سازی چیست؟) پاسخ دهیم. پیشنهاد می‌کنیم اگر به دنبال رشد کسب‌وکار خود یا کسب اطلاعات مفید در این عرصه هستید، تا انتهای مطلب همراه ما باشید.
سیستم سازی چیست؟
سیستم‌سازی در واقع فرایندی است که به‌وسیله آن می‌توانیم تمامی کارها را استانداردسازی کنیم. در حقیقت سیستم سازی در کسب و کار موجبات نظم و هماهنگی بیشتر کارها را فراهم کرده و امور مختلف را از بی‌نظمی خارج می‌کند. با انجام فرایند سیستم‌سازی می‌توانیم ثبات انجام کارها را افزایش داده و شاهد بهره‌وری بسیار بیشتری باشیم. به‌عبارت‌دیگر سیستم‌سازی، کارها را مدل‌سازی کرده و دقت انجام آن‌ها را نیز بالاتر می‌برد. همچنین با استفاده از این فرایند می‌توانیم از بروز خطا و ابهام در انجام امور جلوگیری کنیم. ناگفته نماند که استانداردسازی از طریق سیستم‌سازی، انجام کارها را سریع‌تر و ساده‌تر کرده و باعث رشد هرچه بهتر کسب‌وکارها می‌شود.
[irp posts=”17630″ ]
معرفی اصول سیستم سازی
مطمئناً اجرای سیستم سازی در کسب و کار نیازمند رعایت اصول و قواعد خاصی است. در ادامه به معرفی اصول و روش اصلی اجرای سیستم‌سازی می‌پردازیم. لازم به ذکر است که انجام این فرایند مراحل گوناگونی دارد که عبارت‌اند از:
گام اول: این مرحله تعیین فعالیت‌های تکرارشونده نام دارد. در این بخش باید فعالیت‌هایی که به طور روزانه، هفتگی یا ماهانه تکرار می‌شوند را مشخص کرده و بشناسیم. سپس می‌بایست افرادی که در انجام این فعالیت‌ها نقش دارند را نیز مشخص کنیم. پس از آن مدت زمانی که هر کدام از کارها باید انجام شوند را تعیین کرده و مشخص می‌کنیم که کارها قابل‌واگذاری هستند یا خیر.
گام دوم: در این گام می‌خواهیم فعالیت‌های مشخص شده را استانداردسازی و سپس اولویت‌بندی کنیم. اول‌ازهمه باید افراد مسئول برای انجام کارها را در نظر بگیریم. سپس اهمیت تمامی امور را به طور جداگانه تعیین می‌کنیم. حال نوبت اولویت‌بندی امور بر اساس اهمیت و نقش آن‌ها در رشد و نگهداری از کسب‌وکار است. ناگفته نماند که برای انجام بهینه و بدون مشکل کارها، می‌توانیم راهکارهای منحصربه‌فردی را در نظر گرفته و در انجام امور رعایت کنیم.
گام سوم: گام سوم سیستم سازی کسب و کار مربوط به مستندکردن فعالیت‌ها است. به طور حتم به اهمیت جزئیات در انجام امور آگاه هستید. در این مرحله باید تمامی جزئیات مربوط به فعالیت‌ها را به طور دقیق ثبت کنیم. در انجام این فرایند باید خودمان را جای فردی بگذاریم که انگار اولین باری است که دست به انجام کارها می‌زند؛ باید همان قدر حساس و گوش‌به‌زنگ بوده و تمامی جزئیات را در نظر بگیریم. برای اینکه این مرحله زمان کمتری از ما بگیرد، می‌توانیم از منابع مختلفی که در فضای مجازی وجود دارند بهره ببریم. همچنین مشورت‌گرفتن از کسانی که قبلاً این کار را انجام داده‌اند، بسیار مؤثر و نتیجه‌بخش خواهد بود.
گام چهارم: گام چهارم اصول سیستم سازی به اجرای فعالیت‌های سیستم‌سازی شده باز می‌گردد. در اینجا می‌خواهیم فعالیت‌ها را باتوجه‌به راهکارهایی که در نظر گرفته‌ایم، به طور آزمایشی اجرا کنیم. این کار را برای این انجام می‌دهیم که بدانیم راهکارهایمان مؤثر و عملی هستند یا خیر. فراموش نکنید که در این بخش ممکن است برخی امور نیازمند تغییرات یا شفاف‌سازی بیشتر باشند. می‌توانید از توانایی برخی افراد برای انجام دستورالعمل‌ها بهره ببرید؛ اگر برای این افراد سؤالات زیادی پیش بیاید، احتمالاً دستورالعمل‌ها شفافیت کافی و لازم را ندارند.
همچنین می‌بایست از اجرای درست دستورالعمل‌های استاندارد اطمینان حاصل کنیم تا در آینده با ابهام یا مشکل مواجه نشویم.
گام پنجم: مرحله آخر در سیستم‌سازی کسب‌وکار به اصلاح فعالیت‌های استانداردسازی شده مربوط می‌شود. در این مرحله باید فعالیت‌ها را به طور مداوم و باتوجه‌به شرایط مختلف، بهینه‌سازی نماییم. این کار موجب بهبود رویه انجام فرایندها، افزایش بهره‌وری و کارایی می‌شود. در واقع مرحله آخر فرایند و پروسه‌ای همیشگی تلقی می‌شود که باید در طول زمان آن را ادامه دهیم. در این مرحله می‌توانیم از نظر کارکنان، متخصصان و مسئولانی که برای فعالیت‌ها در نظر گرفته‌ایم، برای بهبود فرایندهای گوناگون بهره ببریم. حال که به آموزش سیستم سازی کسب و کار پرداختیم، می‌بایست درباره مزایای استفاده از آن نیز صحبت کنیم.
[irp posts=”17561″ ]
مزایای سیستم سازی کسب و کار چیست؟
سیستماتیک بودن امور و فعالیت‌های یک کسب‌وکار، نظم و ثبات بسیار زیادی را برای آن به همراه خواهد داشت. در واقع اگر بتوانیم فعالیت‌های لازم را استانداردسازی کنیم، به‌نوعی که انجام آن‌ها ساده‌تر، سریع‌تر و با بهره‌وری بیشتری صورت گیرد، رشد بهتری را شاهد خواهیم بود. به‌طورکلی مزایای سیستم سازی به عوامل زیر تقسیم‌بندی می‌شوند:
- عملکرد بهتر: اگر برای انجام کارها روش‌های دقیق و مناسبی در نظر گرفته باشیم، اعضای کسب‌وکار نیز دچار مشکل نشده و تمرکز بیشتری در انجام فعالیت‌ها خواهند داشت. در نتیجه کارها با استانداردهایی مشخص پیش رفته و عملکرد کلی کسب‌وکار مثبت و رو به پیشرفت خواهد شد.
- مدیریت هزینه‌ها: سیستم‌سازی امکان ساده‌سازی کارها را نیز فراهم می‌کند؛ در نتیجه می‌توانیم کارها را به نیروی کار ارزان‌تر سپرده و هزینه نیروی کار را مدیریت نماییم. همچنین با سیستم‌سازی، فعالیت‌ها سریع‌تر انجام شده و می‌توانیم وقت بیشتری برای کسب درآمد از راه‌های دیگر صرف کنیم.
- صرفه‌جویی در وقت: مدیرانی که کسب‌وکاری سیستماتیک و استانداردسازی شده را مدیریت می‌کنند، شاهد انجام مستمر و سریع‌تر فعالیت‌ها خواهند بود. به عبارتی دیگر، کارها حتی در غیاب این مدیران نیز به‌درستی انجام می‌شوند؛ در نتیجه این مدیران آزادی عمل بیشتری را از لحاظ زمانی تجربه می‌کنند.
- ارتباطات بهتر: کارکنانی که در یک محیط سیستماتیک مشغول به کار هستند، ارتباطات راحت و بهتری را در محل کار تجربه می‌کنند؛ چرا که در این محیط‌ها، اختلافات، اشتباهات و خطاها به حداقل رسیده و افراد با آرامش خاطر بیشتری مشغول به کار می‌شوند.
- افزایش کارایی و بهره‌وری کارها: سیستم‌سازی با ارائه روش‌ها و دستورالعمل‌های مشخص، از انجام کارهای غیرضروری جلوگیری می‌کند. در واقع کسب‌وکارهای سیستم‌سازی شده، تنها مراحل ضروری و موردنیاز را کشف کرده و بر روی آن‌ها تمرکز می‌کنند، نه بر روی مراحل اضافه و غیرضروری. در این صورت می‌توان کارایی کارها را به طور روزانه، هفتگی و ماهانه افزایش داده و شاهد بهره‌وری بیشتر در کسب‌وکارها بود.
اگر میخواهید در مورد مزایای تبلیغات اینترنتی بیشتر بدانید به شما پیشنهاد می کنیم مقاله مزایا و معایب تبلیغات اینترنتی را مطالعه کنید.
[irp posts=”17480″ ]
کلام آخر
تا کنون با اصول و روش‌های
سیستم سازی کسب و کار آشنا شده و به اهمیت آن نیز پی برده‌ایم. فراموش نکنید که سیستم‌سازی یکی از سریع‌ترین روش‌ها برای رشد و
پیشرفت کسب و کارها به‌حساب می‌آید. این فرایند از طریق تفویض اختیارات به دیگران، انجام کارها را ساده‌تر کرده و دستان مدیران را برای انجام امور مهم‌تر باز می‌گذارد. باتوجه‌به مزایای سیستم‌سازی، امروزه بسیاری از مدیران آن را برای کسب‌وکارها ضروری دانسته و از این روش برای رشد هرچه سریع‌تر خود بهره می‌برند.
