مدیریت پروژه (Project management) چیست + 12 اصل مهم

مدیریت پروژه چیست ؟ یا project management چیست ؟  مدیریت پروژه (تعریف مدیریت پروژه) یکی از عواملی است که می‌تواند به صورت بسیار موثر به شما کمک کند تا در وقت و هزینه خود صرفه جویی کنید. مدیریت پروژه می‌تواند به بهبود ارتباطات داخلی، تصمیم‌گیری‌های بهتر در مورد تجارت‌تان و همچنین در بسیاری از موارد دیگر به شما کمک ‌کند.

علم مدیریت یکی از مهم‌ترین علوم مرتبط با زندگی بشر است. در واقع مدیریت پروژه نیز در طول زمان مبحث بسیار ارزشمندی در تجارت بوده است و با گذشت زمان مردم بیشتر از اهمیت این مسئله اطلاع پیدا می‌کنند. همانطور که می دانیم مدیریت پروژه می تواند در پیدا کردن مراحل مسیر پیشرفت شغلی نیز به ما کمک کند.

همچنین پیش‌بینی می‌شود که تا سال ۲۰۲۷ افرادی که در زمینه مدیریت پروژه فعالیت دارند با چشم‌انداز شغلی وسیعی مواجه شوند؛ پس اگر قصد دارید شغلی در ارتباط با مدیریت پروژه انتخاب کنید باید بدانید که آینده خوبی در انتظار شما است.

با توجه به اهمیت این مسئله ما تصمیم داریم تا در این مقاله با شما در خصوص این که مدیریت پروژه چیست و همچنین اصول مدیریت پروژه و دیگر فرآیندهای آن با شما اندکی صحبت کنیم.

پیشنهاد می شود مقاله مدیریت ارتباط با مشتری  را مطالعه کنید .

مدیریت پروژه چیست ؟

اگر بخواهم به طور خلاصه به شما بگویم که مدیریت پروژه چیست تعریف خود را این طور بیان می‌کنیم که مدیریت پروژه استفاده از فرایند‌ها، روش‌ها، مهارت‌ها، دانش و تجربیات در راستای دستیابی به اهدافی خاص است؛ البته تمامی این فرایندها و موارد ذکر شده در راستای مدیریت پروژه باید بر اساس معیارهای پذیرش پروژه و پارامترهای از پیش تعیین شده انجام گردد.

همچنین لازم است بدانید که تحویل نهایی و انجام مدیریت پروژه دارای بازه زمانی مشخص است که بر اساس نوع و میزان پروژه مشخص می‌شود. یک پروژه از آن جهت موقتی است که از نظر زمانی شروع و پایان مشخصی دارد و از همین رو نیز دامنه و منابع مشخصی را نیز باید دارا باشد.

اگر به دنبال راه اندازی استارتاپ خود هستید، مقاله ایده های استارتاپی میتواند به شما کمک کند.

یک عامل کلیدی که سبب تمایز بین مدیریت پروژه و مبحث مدیریت می‌گردد این است که سیستم مدیریت پروژه برخلاف مبحث مدیریت که یک فرایند دائم و پایدار است دارای زمان محدودی است.

با توجه به تعاریف ذکر شده دیگر باید متوجه شده باشید که به منظور انجام چنین وظیفه سنگینی یک متخصص مدیریت پروژه می‌بایست طیف گسترده‌ای از مهارت‌ها را دارا باشد. یک متخصص پروژه باید دارای مهارت‌های فنی، مهارت‌های مدیریتی و آگاهی از تجارت مناسب باشد. می توانیم بگوییم مدیریت پروژه خود یک مهارت توسعه فردی می باشد. اگر میخواهید بیشتر در زمینه توسعه فردی بدانید به شما پیشنهاد می کنیم مقاله توسعه فردی چیست را مطالعه کنید.

اصول مهم در فرایند مدیریت پروژه موفق

حال که دیگر متوجه شدید مدیریت پروژه چیست دیگر زمان آن است تا شما را با عواملی که در نهایت منجر به موفق شدن یک پروژه در بازه زمانی معین می‌گردد آشنا سازیم. شما در راستای به موفقیت رساندن یک پروژه می‌بایست اصول زیادی را در نظر بگیرید.

این اصول با صرف‌نظر کردن از چشم انداز و اهداف استراتژیکی که دارند اصولا در بسیاری از پروژه‌ها مشترک هستند. مهم ترین این موارد عبارتند از:

• مشخص‎‌کردن دامنه یک روند عملیاتی به منظور کسب اطمینان از این که اهداف مشخص شده به ترتیب انجام می‌گردند.
•  مشخص‌کردن منابع مدیریتی پروژه و مقایسه آن‌ها با الزامات مورد نیاز پروژه به منظور انجام عملیات در بازه زمانی مشخص.
•  تماس مستقیم با مسئولین پروژه و اطلاع رسانی به موقع به آن‌ها از هرگونه پیشرفت‌های حاصل در پروژه.
• تعیین بازه زمانی مشخص برای کار کردن بر روی پروژه. شما می‌بایست پروژه را به گونه‌ای مدیریت کنید که با توجه به جدول زمانی تعیین شده زمان مناسب برای اتمام کار پروژه را داشته باشید.
•  در نظر گرفتن تمامی جزئیاتی که می‌تواند به اتمام پروژه شما کمک کند. بهتر است از هیچ یادداشتی که از طرف مقامات مسئول اجرای پروژه در اختیار شما قرار می‌گیرد غافل نشوید.
•  داشتن اهداف از پیش تعریف شده.
•  دریابید که مدیریت‌کردن و کنترل پروژه کار خیلی سختی نیست.
•  به تعیین هزینه‌های کل پروژه توجه‌ای ویژه کنید.
•  همیشه یک تیم فنی متخصص در اطراف خود داشته باشید.
• برای پایان دادن به پروژه زمان مشخصی را تعیین کنید.
•  تمرکز بر براورده سازی انتظارات صاحب پروژه و نیازهای او.
• اطمینان حاصل کنید که پروژه منحصربه‌فرد است و به هیچ وجه از جایی کپی نشده باشد.

مزایای مدیریت پروژه چیست؟

زمانی که مدیریت پروژه و زمان‌بندی آن به درستی انجام شود به طور خودکار سبب می‌گردد تا بقیه مراحل تجارت‌تان نیز روان‌تر انجام شود. مدیریت پروژه باعث می‌شود تا شما فارغ از هرگونه حواس‌پرتی ناشی از عقب ماندن کارها و یا کم آمدن بودجه روی کارهایی که از اهمیت بالاتری برخوردارند تمرکز کنید. با توجه به اهمیت این مسئله ما تصمیم گرفتیم تا در این بخش از مقاله با شما در خصوص مزایای مدیریت صحیح پروژه صحبت کنیم.

• صرفه جویی در وقت و هزینه

شما با استفاده از یک برنامه‌ریزی صحیح می‌توانید کاملاً اطمینان حاصل کنید که کارتان قرار است به موقع تحویل داده شود. شما با استفاده از یکی از روش‌های مدیریت پروژه قادر خواهید بود تا از همان ابتدای کار پروژه‌تان را بر اساس مهلت زمانی و هزینه پیش‌بینی شده کنترل و هدایت کنید. با استفاده از یک مدیریت پروژه درست و مناسب می‌توانید بازدهی بیشتری داشته باشید و به هیچ عنوان با تاخیر در پروژه مواجه نگردید.

•  ارتباطات داخلی خود را بهبود ببخشید

همان‌طور که می‌دانید انجام چندین کار با هم می‌تواند کاری بسیار سخت و طاقت فرسا باشد. با استفاده از فرآیندهای کارامد مدیریت پروژه شما دیگر قادر خواهید بود تا از پیچیدگی انجام چندین کار با یکدیگر بکاهید و بر اساس یک برنامه‌ریزی صحیح تمامی کارها را در وقت از پیش تعیین شده انجام دهید. این کار موجب می‌شود تا مسئولیت‌پذیری خود را نیز بالاتر ببرید.

• تصمیمات شغلی بهتری بگیرید

شما با مدیریت پروژه دیگر درک عمیق‌تری نسبت به چگونگی خرج بودجه، اولویت بندی‌ها و چگونگی زمانبندی کار خود خواهید داشت و احتمال اینکه از مسیر درست خارج شوید بسیار کمتر از سایر حالات است. در واقع مدیریت خوب پروژه به این معنی است که شما می‌توانید مسائل را پیش از بروز آن‌ها پیش‌بینی کنید و تصمیمات هوشمندانه و مبتنی بر داده صحیحی بگیرید.

• تکرار موفقیت‌ ها

مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا در انجام وظایفتان عملکرد بالایی داشته باشید و بتوانید به بهترین نحو ممکن کارهای خود را انجام دهید. مدیریت پروژه باعث می‌شود تا شما با استفاده از داده‌ها و آموخته‌های پروژه‌های قبلی خود بتوانید پروژه بعدی‌تان را نیز مانند قبلی‌ها با موفقیت به پیش ببرید.

نرم افزار مدیریت پروژه چیست ؟

می‌توان گفت برای مدیریت پروژه نرم افزار می تواند به مدیران و رهبران یک پروژه کمک می کند تا بتوانند کارها و وظایف خود را زمان‌بندی نمایند. تنها کافیست که به این نرم‌افزار داده‌های اطلاعاتی کافی را به منظور زمان‌بندی‌کردن کارها بدهید. اطلاعاتی مانند مدارک مورد نیاز، زمان تحویل پروژه، معرفی نوع پروژه، شیوه انجام کار، واردکردن اعضای تیم و تعیین وظایف افراد.

معرفی انواع مدیریت پروژه

حال که با مفهوم اصلی این که مدیریت پروژه چیست آشنا شدید دیگر زمان آن است تا شما را با انواع مدیریت پروژه آشنا سازیم. به طور کلی شما برای مدیریت‎کردن یک پروژه به انواع آن احتیاج پیدا خواهید کرد و باید بدانید که تمامی آن‌ها مکمل یکدیگرند، اما مکمل بودن به این معنا نیست که شما به تعداد مساوی از هر یک از آن‌ها برای انجام امورات خود نیاز دارید. در ادامه ما به شما چهار نوع مدیریت پروژه را معرفی می‌کنیم.

• Waterfall PM(مدل آبشاری)

این نوع از مدیریت پروژه از الگو pm پیروی می‌کند و در آن کار بعدی تنها پس از اتمام کار قبلی از سر گرفته می‌شود.

• Agile PM (مدل چابک)

برای مدیریت پروژه انواع استراتژی ها وجود دارد. در این نوع از مدیریت پروژه نیز از الگو pm استفاده می‌شود. برخلاف روش‌های مرسوم در این روش از طریق نظارت و پیگیری مداوم و برقراری تعاملات با اعضای تیم شاهد پیشرفت‌هایی در مدیریت پروژه‌های خود خواهیم بود. این روش در شناسایی و اصلاح خطاها نیز می‌تواند به ما کمک کند که خود به تنهایی یک امتیاز مثبت است.

•  Lean PM (مدل تکیه گاهی)

مدل تکیه گاهی نیز مبتنی بر اصل جلوگیری از اتلاف وقت و منابع است. در واقع این نوع از مدیریت بر اساس یک اعتقاد ژاپنی مبنی بر ساختن بیشترین ارزش‌ها از کمترین امکانات موجود ساخته شده است. بر همین اساس این روش بر مبنای حذف هر چیزی که قادر به تولید ارزش نباشد کار می‌کند.

نتیجه‌ گیری

در این مقاله ما سعی کردیم تا علاوه‌بر توضیح این که مدیریت پروژه چیست برای شما به معرفی انواع مدیریت پروژه و اصول آن نیز بپردازیم. آموزش مدیریت پروژه یکی از عوامل مهمی است که می‌تواند به شما کمک کند تا با برنامه‌ریزی صحیح و انجام به موقع امور به صرفه‌جویی در وقت، منابع و بودجه خود بپردازید.

برخی از سوالات متداول :